Datenschutzerklärung
Liegenschaftsverwaltung Sommerhalder
Jürg Sommerhalder (Inhaber)
Huebwiesenstrasse 20, 8155 Niederhasli
UID: CHE-495.998.423
Telefon: +41 79 667 14 55
E-Mail: info@liveso.ch
Die vorliegende Datenschutzerklärung ist in verständlicher Sprache verfasst und verzichtet nach Möglichkeit auf juristische Fachbegriffe.
1. Allgemeine Informationen
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wie diese verwendet werden und welche Rechte Sie haben.
Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung sind Art. 5–9 DSG sowie insbesondere:
- Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Massnahmen (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG)
- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 31 Abs. 2 lit. c DSG)
- Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 31 Abs. 1 DSG)
- Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 31 Abs. 2 lit. b DSG)
Bei unseren Massnahmen orientieren wir uns an den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit (NCSC) sowie der «Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz» des SVIT Schweiz.
2. Bearbeitete Personendaten
Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen typischerweise Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen (z. B. Mietverhältnis, Stockwerkeigentum, Verwaltungsmandate). Besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte) werden nur im Einzelfall und nach entsprechender Einwilligung bearbeitet.
3. Verarbeitungsverfahren
3.1 Kontaktanfragen
Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalt) gespeichert, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.
Das Kontaktformular auf unserer Website wird über den Dienst Formspree (Formspree Inc., 620 Shrader Street Suite D, San Francisco, CA 94117, USA) verarbeitet. Die eingegebenen Daten werden beim Absenden an Server von Formspree in den USA übertragen und dort vorübergehend gespeichert, bevor sie an uns weitergeleitet werden. Formspree verarbeitet diese Daten ausschliesslich zur Weiterleitung der Anfrage. Als datenschutzfreundliche Alternative steht Ihnen jederzeit der direkte Kontakt per E-Mail (info@liveso.ch) oder Telefon zur Verfügung.
Daten aus Kontaktformularen werden nach 1 Monat von unseren Webservern gelöscht. Daten aus Kontaktanfragen ohne Vertragsabschluss werden nach 12 Monaten gelöscht. E-Mail-Verläufe werden in der Regel 1 Jahr ab dem letzten Austausch gespeichert, soweit keine laufende Geschäftsbeziehung eine längere Aufbewahrung erfordert.
Für die Kommunikation über WhatsApp gelten die Datenschutzbestimmungen von Meta Platforms Ireland Limited. Wir empfehlen, für den schriftlichen Verkehr nach Möglichkeit E-Mail anstelle von WhatsApp zu verwenden.
Für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation sowie als Cloud- und Office-Umgebung nutzen wir Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Die ruhenden Inhaltsdaten unseres Microsoft-365-Mandanten (insbesondere Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint) werden in den Schweizer Rechenzentren von Microsoft gespeichert. Eine Verarbeitung in Drittländern durch Microsoft kann bei einzelnen technischen Vorgängen nicht vollständig ausgeschlossen werden; hierfür bestehen vertragliche Garantien (Standardvertragsklauseln).
3.2 Vermietungsprozess
Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mietinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an. Wir weisen darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen können (namentlich Wirtschaftsauskünfte, Betreibungsregisterauszüge) und informieren betroffene Personen über die Quelle. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern kein Mietverhältnis zustande kommt. Mietverträge und damit verbundene Personendaten werden 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung hinaus aufbewahrt (Art. 127 OR).
3.3 Vermarktungsprozess (Verkauf von Liegenschaften)
Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an. Unterlagen und Personendaten von Verkäuferinnen/Verkäufern und Käuferinnen/Käufern werden 5 Jahre aufbewahrt. Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern keine Einwilligung zur weiteren Nutzung vorliegt.
3.4 Verwaltung von Stockwerkeigentümergemeinschaften und Mietliegenschaften
Bei der Verwaltung von STWEG/MEG und Mietliegenschaften fallen Personendaten von Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümern, Mieterinnen und Mietern sowie weiteren Anspruchsgruppen (z. B. Handwerker, Dienstleister) an. Personendaten werden 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung hinaus aufbewahrt. Bei Mandatsabgabe werden relevante Personendaten der neuen Verwaltung übergeben und bei uns in der Regel 1 Jahr nach Abschluss des Mandates gelöscht.
3.5 Beratungsprozess
Im Beratungsprozess anfallende Personendaten werden 2 Jahre über den Abschluss des Beratungsmandates hinaus aufbewahrt.
3.6 Vertragliche Dienstleistungen allgemein
Im Rahmen unserer Immobilienverwaltungsleistungen verarbeiten wir Name, Adresse und Kontaktdaten von Eigentümern und Mietern, Bankverbindungen für den Zahlungsverkehr, objektbezogene Daten (Liegenschaften, Verträge, Abrechnungen) sowie Korrespondenz im Zusammenhang mit der Verwaltungstätigkeit. Für Geschäftsdaten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von in der Regel 10 Jahren (Art. 958f OR).
3.7 Zusammenarbeit mit Dritten
Personendaten werden nur weitergegeben, wenn dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist, oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Im Rahmen der Verwaltungstätigkeit kann dies folgende Empfänger umfassen:
- Handwerker und Dienstleister
- Behörden (z. B. Steuerbehörden, Betreibungsamt)
- Versicherungen
- Anwälte und Notare
- Banken für den Zahlungsverkehr
Eine Weitergabe zu Marketingzwecken findet nicht statt.
3.8 Datenübermittlung ins Ausland
Datenverarbeitungs-Server oder Auftragsbearbeiter können ihren Standort im Ausland haben (insbesondere bei Cloud-Dienstleistungen). Wir arbeiten ausschliesslich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG- bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung verpflichten und entsprechende vertragliche Garantien (insbesondere Standardvertragsklauseln) anbieten.
Eine Datenverarbeitung ausserhalb der Schweiz erfolgt insbesondere im Rahmen folgender Dienste:
- Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, Irland): Ruhende Inhaltsdaten werden in der Schweiz gespeichert; einzelne ergänzende Dienste werden im Raum EU/EWR betrieben.
- Formspree (Formspree Inc., USA): Verarbeitung von Kontaktformular-Anfragen in den USA.
Da insbesondere die USA kein gleichwertiges Datenschutzniveau garantieren, besteht theoretisch ein erhöhtes Risiko des Zugriffs durch ausländische Behörden. Als datenschutzfreundliche Alternative zum Kontaktformular steht jederzeit der direkte Kontakt per E-Mail oder Telefon zur Verfügung.
3.9 CRM-/ERP-System
Als CRM- und ERP-System setzen wir die Branchensoftware ImmoTop2 ein. Es werden ausschliesslich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen gespeichert (insbesondere Stamm-, Vertrags-, Abrechnungs- und Korrespondenzdaten). Der Zugriff erfolgt über persönliche, passwortgeschützte Benutzerkonten.
Die in ImmoTop2 gespeicherten Personendaten werden grundsätzlich 2 Jahre über den letzten Kundenkontakt hinaus aufbewahrt und anschliessend gelöscht, soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
3.10 Newsletter und Informationsversand
Sofern wir einen Newsletter anbieten, verwenden wir hierfür Name, E-Mail-Adresse sowie allenfalls Angaben zu Liegenschaften oder Interessen. Empfängerinnen und Empfänger können den Newsletter jederzeit über den integrierten Abmeldelink abbestellen.
3.11 Veranstaltungen
Personendaten aus Anmeldungen zu Veranstaltungen werden nach 1 Jahr gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
3.12 Automatisierte Einzelentscheide, Profiling und Einsatz von KI-Werkzeugen
Wir wenden keine vollautomatisierten Einzelentscheidungen an. Entscheidungen werden stets von uns als verantwortliche Personen getroffen; digitale Hilfsmittel dienen lediglich der Unterstützung. Ein systematisches Profiling von betroffenen Personen findet nicht statt.
Im Rahmen unserer Tätigkeit setzen wir punktuell KI-gestützte Werkzeuge ein (etwa zur Texterstellung, Recherche, Übersetzung oder Strukturierung von Informationen). Dabei beachten wir folgende Grundsätze:
- Wir verwenden ausschliesslich KI-Dienste, die sich vertraglich zu einer DSG- bzw. DSGVO-konformen Datenbearbeitung verpflichten und eingegebene Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle verwenden.
- Personenbezogene Daten werden in KI-Werkzeuge nicht eingegeben, soweit dies für die jeweilige Aufgabe nicht erforderlich ist.
- Inhalte, die mithilfe von KI-Werkzeugen erstellt wurden, werden vor einer weiteren Verwendung stets durch eine verantwortliche Person geprüft und freigegeben.
- Eine vollautomatisierte Entscheidung oder ein Profiling auf Basis von KI findet nicht statt.
3.13 Datensicherungen
Wir erstellen von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die auf Datenträgern und/oder bei Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden.
3.14 Elektronische Signatur (Skribble)
Für die rechtsverbindliche elektronische Unterzeichnung von Verträgen (z. B. Mietverträge, Verwaltungsmandate, Vollmachten) setzen wir die Schweizer Plattform Skribble ein (Skribble AG, Mühlebachstrasse 70, 8008 Zürich, Schweiz).
Für die Signatur-Abwicklung übermitteln wir an Skribble Name und Vorname der unterzeichnenden Person, E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer (für die Authentifizierung per SMS-Code) sowie das zu unterzeichnende Dokument. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) erfolgt die Identifikation zusätzlich über akkreditierte Vertrauensdienstanbieter (z. B. Swisscom Trust Services AG); dabei werden Ausweisdaten zur einmaligen Identitätsprüfung bearbeitet.
Skribble ist ein Schweizer Anbieter mit Datenverarbeitung in der Schweiz; die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sind erfüllt. Die elektronisch signierten Dokumente und zugehörigen Signaturlogs werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher gespeichert und dienen als Beweismittel der rechtsgültigen Zustimmung.
Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Skribble unter skribble.com/de/datenschutz.
4. Website
4.1 Allgemein
Unsere Website unter liegenschaftsverwaltung-sommerhalder.ch kann projektbezogene Unterseiten sowie Dienste von Servicepartnern (z. B. Hosting-Provider, Formular-Dienstleister) umfassen. Besucherinnen und Besucher sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin.
4.2 Server-Logfiles
Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Daten erhoben:
- IP-Adresse (anonymisiert)
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- HTTP-Statuscode
- Browsertyp und -version
- Betriebssystem
- Referrer-URL
Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt und nach spätestens 6 Monaten gelöscht.
4.3 Cookies und localStorage
Wir verwenden zwei Arten von Speichervorgängen in Ihrem Browser:
- Technisch notwendig: Ein localStorage-Eintrag (cookieConsent) speichert Ihre Entscheidung zum Cookie-Banner sowie den Zeitpunkt der Entscheidung. Diese Einträge sind funktional erforderlich und werden ohne separate Einwilligung gesetzt.
- Statistik (nur mit Zustimmung): Cookies von Google Analytics zur Reichweitenmessung — Details siehe Abschnitt 4.5.
Sie können in Ihrem Browser bestehende Cookies und localStorage-Einträge jederzeit löschen. Nach Löschen des Eintrags cookieConsent erscheint der Banner erneut.
4.4 Google Maps
Unsere Website kann Google Maps verwenden (Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Beim Aufruf einer Seite mit eingebetteter Karte kann eine Verbindung zu den Servern von Google aufgebaut werden, wobei Cookies gesetzt und Nutzerdaten verarbeitet werden können. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.
4.5 Google Analytics 4 (Web-Analyse)
Diese Website setzt Google Analytics 4 ein (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Zweck ist die Analyse des Nutzungsverhaltens zur Verbesserung des Angebots. Die Datenerhebung erfolgt im Rahmen des Google Consent Mode v2 in zwei Stufen:
- Mit «Akzeptieren»: Vollständige Statistik mit Setzen von Cookies und Erhebung pseudonymisierter Nutzungsdaten. Die IP-Adresse wird durch die Funktion anonymize_ip gekürzt.
- Mit «Nur notwendige»: Es werden keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten erhoben. Es werden lediglich anonyme, aggregierte Statistik-Signale ohne Personenbezug übermittelt (sog. cookieless pings).
- Ohne Entscheidung: Solange Sie weder «Akzeptieren» noch «Nur notwendige» gewählt haben, werden keinerlei Daten an Google übermittelt.
Bei Ablehnung wird der Cookie-Hinweis nach 12 Stunden erneut angezeigt, damit Sie Ihre Entscheidung bei Bedarf revidieren können.
Rechtsgrundlage: Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 31 Abs. 1 DSG (Schweizer Datenschutzgesetz).
Datenübermittlung in Drittstaaten: Mit Aktivierung von Google Analytics können Daten in die USA übermittelt werden. Google ist nach dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Speicherdauer: Die Standardspeicherdauer von Nutzer- und Ereignisdaten in Google Analytics beträgt 2 Monate.
Sie können der Datenerhebung durch Google Analytics zusätzlich widersprechen, indem Sie das Browser-Add-on unter tools.google.com/dlpage/gaoptout installieren oder die Tracking-Schutz-Funktion Ihres Browsers aktivieren.
5. Datenpannen
Bei Feststellung einer Datenschutzverletzung, die ein hohes Risiko für betroffene Personen zur Folge hat, informieren wir die betroffenen Personen unverzüglich und erstatten dem EDÖB gemäss Art. 24 DSG Meldung.
6. Ihre Rechte als betroffene Person
Gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Auskunftsrecht (Art. 25 DSG): Sie haben das Recht, unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen. Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Monaten können wir ein kostendeckendes Entgelt von maximal CHF 300 verlangen (Art. 19 Abs. 2 DSV).
Recht auf Berichtigung (Art. 32 DSG): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 32 DSG): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Recht auf Einschränkung: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 28 DSG): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format zu erhalten.
Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- oder Herausgabebegehren richten Sie bitte an: info@liveso.ch
7. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz Ihrer Personendaten gegen unberechtigten Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Veränderung (u. a. Zugriffsberechtigungen, Passwortschutz, Verschlüsselung, regelmässige Updates). Die Datenübertragung auf unserer Website erfolgt verschlüsselt (SSL/TLS).
8. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen:
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1, 3003 Bern
www.edoeb.admin.ch
9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit ohne Vorankündigung angepasst werden. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil eines Vertrages ist, werden wir über Änderungen per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.