Datenschutzerklärung

Fassung vom 02/2025

Liegenschaftsverwaltung Sommerhalder
Huebwiesenstrasse 20
8155 Niederhasli
Schweiz
+41 79 667 14 55
info@liveso.ch

Die vorliegende Datenschutzerklärung ist in einfach verständlicher Sprache abgefasst und verzichtet nach Möglichkeit auf juristische und technische Fachbegriffe.

1. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

1.1. Zweck der Datenschutzerklärung
Bei einem Kontakt mit der Liegenschaftsverwaltung Sommerhalder (im Folgenden «wir» oder «uns») werden in der Regel auch personenbezogene Daten verarbeitet, die unter das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz (DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen (z. B. Mietverhältnis, Stockwerkeigentum, Mandatsverträge). Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen (insb. Cookies, siehe dazu unten).

Datenschutz ist Vertrauenssache. Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Wir respektieren Ihre Persönlichkeit und Privatsphäre und möchten den Schutz sowie die gesetzeskonforme Bearbeitung Ihrer Personendaten sicherstellen. Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten durch uns auf.

1.2. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung sind namentlich Art. 5–9 DSG («Begriffe und Grundsätze»). Bei den getroffenen Massnahmen orientieren wir uns an den einschlägigen Empfehlungen der Branche, insbesondere an der «Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz» des SVIT Schweiz.

Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein und verbessern diese fortlaufend.

1.3. Bearbeitete Personendaten
Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG (z. B. Kontakt- und Vertragsdaten, Angaben zu Mietverhältnissen, Eigentumsverhältnissen, Liegenschaften). Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzelfall und nach entsprechender Einverständniserklärung bearbeitet (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte, allenfalls Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit besonderen Wohnbedürfnissen).

1.4. Ihre Rechte
Jede Person hat das Recht, gemäss Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Monaten können wir ein kostendeckendes Entgelt verlangen (gemäss Art. 19 Abs. 2 DSV maximal CHF 300).

Unter den Voraussetzungen von Art. 32 DSG können betroffene Personen zudem die Berichtigung oder Löschung ihrer Personendaten verlangen, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden Interessen entgegenstehen.

Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausgabe ihrer Personendaten, die sie uns bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen.

Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- oder Herausgabebegehren sind zu richten an:info@liveso.ch

2. Verarbeitungsverfahren

2.1. Vermietungsprozess
Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den Prozess oder für Mietverträge erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen können (namentlich Wirtschaftsauskünfte, Betreibungsregisterauszüge). Wir informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen.

Personendaten aus laufenden Vermietungsaufträgen und Mietverträgen, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis weiterbearbeitet, soweit dies zur Abwicklung der Mietverhältnisse erforderlich ist.

Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (in der Regel Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.

2.2. Vermarktungsprozess (Verkauf von Liegenschaften)

Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Vermarktungs- und Verkaufsprozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern bzw. Käuferinnen und Käufern sowie Unterlagen zum Prozess werden während der Dauer von 5 Jahren (Rüge- und Verjährungsfristen, z. B. nach SIA) aufbewahrt.

Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermarktungsprozess zu nutzen. Eine anonymisierte Aufbewahrung zu statistischen Zwecken bleibt vorbehalten.

2.3. Beratungsprozess
Im Beratungsprozess (z. B. bei Erstberatungen von Eigentümerinnen und Eigentümern) fallen Personendaten an, soweit diese für die Beratung erforderlich sind. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Personendaten aus Beratungsmandaten werden 2 Jahre über den Abschluss des Beratungsmandates hinaus aufbewahrt. Eine anonymisierte Aufbewahrung zu statistischen und qualitativen Zwecken bleibt vorbehalten.

2.4. Verwaltung von Stockwerkeigentümergemeinschaften und Mietliegenschaften
Bei der Verwaltung von Stockwerkeigentümergemeinschaften (STWEG/MEG) und Mietliegenschaften fallen Personendaten von Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümern, Mieterinnen und Mietern sowie weiteren Anspruchsgruppen (z. B. Handwerker, Dienstleister) an, soweit diese für die Betreuung der Liegenschaften erforderlich sind. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG aus laufenden Verwaltungsverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis weiterbearbeitet, soweit dies zur Erfüllung des Verwaltungsmandates erforderlich ist.

Personendaten von Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümern sowie Mieterinnen und Mietern werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (in der Regel Abrechnung der Betriebs- und Nebenkosten) hinaus aufbewahrt. Bei Mandatsabgabe werden sämtliche relevanten Personendaten der neuen Verwaltung übergeben und bei uns in der Regel 1 Jahr nach Abschluss des Verwaltungsmandates gelöscht, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

2.5. Zusammenarbeit mit Dritten
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit verschiedenen externen Partnern zusammen (z. B. Handwerker, Hauswarte, Reinigungsfirmen, Banken, Treuhänder, IT-Dienstleister). Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG- bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung durch diese Auftragsbearbeiter. Im Einzelfall können die betreffenden Datenschutzbestimmungen von unseren abweichen.

Die Bekanntgabe von Personendaten an Kooperationspartner erfolgt ausschliesslich zum Zweck der Erfüllung unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang. Wir informieren betroffene Personen in angemessener Weise über die Bekanntgabe, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

2.6. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland
Datenverarbeitungs-Server oder einzelne Auftragsbearbeiter können ihren Standort im Ausland haben (insbesondere bei Cloud-Dienstleistungen). Wir arbeiten in solchen Fällen ausschliesslich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich vertraglich auf eine DSG- bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung verpflichten und – soweit erforderlich – über einen angemessenen Datenschutz im Sinne der Schweizer Gesetzgebung verfügen (z. B. Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln).

2.7. Customer-Relationship-Management (CRM)
Soweit wir ein Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) einsetzen, umfassen die darin gespeicherten Personendaten lediglich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen (z. B. Kontaktdaten, Mandatsnotizen, Terminverläufe).

Die Personendaten im CRM-System werden grundsätzlich 2 Jahre über den letzten Kundenkontakt hinaus gespeichert und anschliessend gelöscht, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigten Interessen bestehen. Eine anonymisierte Aufbewahrung zu statistischen Zwecken bleibt vorbehalten.

2.8. Digitales Kunden-/Benutzerkonto
Sofern wir bestimmte Dienstleistungen über ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto anbieten (z. B. Dokumentenablage, Online-Schadenmeldungen), erklären sich betroffene Personen mit der Eröffnung eines Kontos damit einverstanden, dass wir die dafür notwendigen Personendaten bearbeiten (speichern, aufbewahren, verwenden usw.) und Auswertungen aus der Nutzung zur Verbesserung unserer Services vornehmen.

Ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto kann durch die betroffene Person jederzeit gelöscht werden. Die damit verbundenen Personendaten werden innerhalb von 3 Monaten aus unseren Datenbanken entfernt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

2.9. Newsletter und Informationsversand
Sofern wir einen Newsletter oder vergleichbare Informationsangebote anbieten, verwenden wir hierfür Personendaten wie Name und E-Mail-Adresse sowie allenfalls Angaben zu Liegenschaften oder Interessen. Für den Versand können wir einen externen Dienstleister (z. B. Newsletter-Tool) einsetzen, auf dessen Servern die notwendigen Personendaten gespeichert werden.

Empfängerinnen und Empfänger können den Newsletter jederzeit über den in jeder E-Mail integrierten Abmeldelink oder durch Mitteilung an uns abbestellen. In diesem Fall werden die Personendaten für diesen Zweck gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungspflichten bestehen.

2.10. E-Mail
Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von in der Regel 1 Jahr ab dem letzten E-Mail-Austausch in einem Gesprächsverlauf, soweit keine laufende Geschäftsbeziehung oder gesetzliche Vorgaben eine längere Aufbewahrung erforderlich machen (z. B. im Zusammenhang mit Mietverträgen, Verwaltungsmandaten oder Buchhaltungsunterlagen).

2.11. Kontaktformular
Personendaten aus digitalen Kontaktformularen auf unserer Webseite werden in der Regel innert 1 Monat von unseren Webservern gelöscht. Der weitere Verlauf erfolgt via E-Mail (siehe oben), Telefon oder persönlichen Kontakt.

2.12. Veranstaltungen
Personendaten aus Anmeldungen zu und Teilnahme an Veranstaltungen, die wir ausrichten (z. B. Informationsanlässe für Eigentümer), werden nach 1 Jahr gelöscht, sofern keine berechtigten Interessen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

2.13. Versände via Briefpost und soziale Medien
Für adressierte Werbesendungen via Briefpost können wir Adressen verwenden, die uns direkt von den betroffenen Personen oder von entsprechenden Anbietern zur Verfügung gestellt werden. Diese verwenden wir gemäss den Vertragsbedingungen jeweils nur im vereinbarten Umfang.

Für bezahlte Postings in sozialen Medien (z. B. Facebook, Instagram, LinkedIn) nutzen wir die Kontaktdaten und Zielgruppeneinstellungen der jeweiligen Plattformanbieter. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen dieser Anbieter.

2.14. Bonitätsauskünfte
Soweit für unsere Dienstleistungen erforderlich (insbesondere im Vermietungsprozess), lassen wir Bonitätsauskünfte des jeweils zuständigen Betreibungsamtes oder anderer Anbieter von Wirtschaftsauskünften in unsere Entscheidungen einfliessen. Zur Einholung einer Selbstauskunft richten sich betroffene Personen direkt an das entsprechende Betreibungsamt oder an den jeweiligen Anbieter.

2.15. Automatisierte Einzelentscheide
Wir wenden in unserem Unternehmen keine vollautomatisierten Einzelentscheidungen im Vermietungs- oder Vermarktungsprozess an. Entscheidungen werden stets von uns als verantwortliche Personen getroffen; digitale Hilfsmittel dienen lediglich der Unterstützung.

2.16. Datensicherungen
Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die auf Datenträgern und/oder bei Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich nach einschlägigen Empfehlungen der Branche sowie nach den technischen Möglichkeiten.

2.17. Datenschutzmassnahmen
Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Massnahmen zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen richten sich nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit (NCSC) des Bundes sowie nach bewährten Standards in der Immobilienverwaltung (z. B. Zugriffsberechtigungen, Passwortschutz, Verschlüsselung, regelmässige Updates).

2.18. Webseite
Unsere Webseite unter der Domain [z. B. www.liegenschaftsverwaltung-sommerhalder.ch] kann projektbezogene Unterseiten sowie Dienste von Servicepartnern (z. B. Hosting-Provider, Formular-Dienstleister) umfassen. Besucherinnen und Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin (z. B. beim Kontaktformular).

Beim Aufruf der Webseite werden automatisch gewisse technische Daten erhoben (siehe Server-Logfiles).

2.19. Einsatz von Cookies
Cookies sind kleine Datenpakete, die von unseren Webseiten über den Browser auf dem Endgerät der Nutzerinnen und Nutzer gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit unserer Webseiten zu erhöhen und zu verbessern (z. B. Spracheinstellungen, Session-Cookies). Zum anderen können Cookies dabei helfen, statistische Daten der Webseiten-Nutzung zu erfassen und die so gewonnenen Daten zu Analyse- und ggf. Werbezwecken zu nutzen.

Einige Cookies werden automatisch wieder vom Endgerät gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird (sogenannte Session-Cookies). Andere Cookies werden für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, der jeweils 2 Jahre nicht übersteigt (Persistent-Cookies). Zudem können – je nach eingesetzten Diensten – sogenannte Third-Party-Cookies eingesetzt werden, die von Dritten verwaltet werden (z. B. Analyse- oder Kartendienste).

Nutzerinnen und Nutzer können auf den Einsatz von Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert werden kann. Wir weisen jedoch darauf hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort unserer Webseite ohne Cookies allenfalls eingeschränkt sein kann.

2.20. Server-Logfiles
Wir bzw. unsere Hosting-Provider erheben bei jedem Zugriff auf unsere Webseite automatisch eine Reihe von technischen Daten, bei denen es sich um personenbezogene Daten handeln kann. Diese sind insbesondere:

• IP-Adresse des Nutzers bzw. der Nutzerin
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Meldung über erfolgreichen Abruf (HTTP-Statuscode)
• Browser-Typ und Version
• Betriebssystem des Nutzers bzw. der Nutzerin
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Sie werden zu dem Zweck erhoben, die Webseite administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und abwehren zu können. Server-Logfiles werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT-Dienstleistern, Hosting-Providern) erhoben und ausgewertet.

Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens 6 Monaten gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse bzw. ein serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles länger zu speichern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen.

2.21. Google Maps
Unsere Webseite kann Google Maps verwenden, um interaktive Karten darzustellen (z. B. Lageplan des Unternehmenssitzes). Es handelt sich hierbei um einen Dienst der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA («Google»).

Bereits beim Aufruf einer Seite mit eingebetteter Karte kann eine Verbindung zu den Servern von Google aufgebaut werden. Dabei können Cookies gesetzt und Nutzerdaten (z. B. IP-Adresse, Standortdaten) verarbeitet werden.

Die Nutzung von Google Maps sowie der über Google Maps erlangten Daten erfolgt nach den Google-Nutzungsbedingungen und den Geschäftsbedingungen für Google Maps. Weitere Informationen zur Datenbearbeitung durch Google finden sich in der Datenschutzerklärung von Google.

2.22. Web-Analyse (z. B. Google Analytics)
Sofern wir Web-Analyse-Dienste wie Google Analytics einsetzen, dient dies der Auswertung des Nutzungsverhaltens auf unserer Webseite, um unser Angebot zu verbessern. Hierbei können Cookies gesetzt und Nutzerdaten an den Dienstleister übermittelt werden.

Zur Vermeidung oder Einschränkung der Datenspeicherung können Nutzerinnen und Nutzer in ihrem Browser entsprechende Einstellungen vornehmen oder – je nach Dienst – ein vom Anbieter bereitgestelltes Browser-Add-on zur Deaktivierung installieren.

Die Nutzung von Web-Analyse-Diensten sowie der über diese erlangten Daten erfolgt nach den Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

3. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit ohne Vorankündigung angepasst werden. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Webseite veröffentlichte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil eines Vertrages ist, werden wir im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.